Projektdauer: Jänner 2020 - Dezember 2021

Die Mitarbeiter:innen des Unternehmens sind auf unterschiedliche Gebäude verteilt und übersiedeln in ein gemeinsames Büro , das gerade gebaut wird.

• Die derzeitige Arbeitsweise ist klassisch mit eigenen Schreibtischen.

• Nicht alle Mitarbeiter:innen verfügen über Laptops. Homeoffice ist nicht etabliert.

Einen ganzheitlichen Umzugs- und Veränderungsprozess unter Berücksichtigung aller Kommunikationsagenden erstellen und begleiten.

1. Koordination und Steuerung leiten

• des Transformationsprozesses

• der Kommunikation und Information

• des Botschafter:innen-Teams als Brücke zwischen Projekt-Team und den Mitarbeiter:innen (Optimierungsvorschläge aus dem Begleitprozess sollen in die Entwicklung der Arbeitsumgebung einfließen)

• Leitung / Begleitung der Workshops und Informations-Veranstaltungen

2. Veränderungsprozess begleiten und coachen

• einen reibungslosen Übergang zum neuen Arbeitskonzept (Activity Based Working) ermöglichen

• Konflikte bearbeitbar machen und eine Lösungsorientierung beibehalten

Die Mitarbeiter:innen des Unternehmens freuen sich auf den Umzug, fühlen sich abgeholt und leben das neue Arbeitskonzept.

• regelmäßige Kommunikation und Information wurde etabliert

• Botschafter-Team wurde installiert 

• Workshops und Kickoffs wurden abgehalten

• die Mitarbeiter:innen sind vorbereitet in die neue Arbeitsumgebung übersiedelt

Zur Abwicklung des Projekts wurden 2 Teams etabliert:

• Kernteam: bestehend aus 2 Personen aus der Personalentwicklung und 2 Personen der JOGUN

• Botschafter:innen Team: Kernteam erweitert um 10 Mitarbeiter:innen aus den unterschiedlichen Bereichen des Kundens

UNSER GRUNDAUFTRAG:
Wir begleiten aus ganzheitlicher Sicht den Transformationsprozess des Umzugs in das neue Büro. Wir gestalten den Kommunikations-Prozess, holen die Menschen und ihre Bedürfnisse ab und gehen mit ihnen gemeinsam den Weg. Wir schaffen die optimalen Rahmenbedingungen, damit Freude auf und in der neuen Location entsteht.

Für beide Teams wurde ein Kickoff abgehalten, zur Klärung des Grundauftrages bzw. Optimierung der Zusammenarbeit mit Unterstützung der verwendeten TMS (Team Management System®) Profile.

Zur optimalen Information der Mitarbeiter:innen sowohl über den aktuellen Prozess-Status als auch bereits behandelter Themen wurden folgende Maßnahmen gesetzt:

• Informations-Workshops für die Mitarbeiter:innen zur Information über das Neue Büro und auch die für viele neue Arbeitsweise - Activity Based Working

• Wöchentlicher Huddle mit den Botschafter:innen und dem Projektentwicklungs-Team

• regelmäßige Informationen an die Stake-Holder durch das Kernteam

• User-Journeys zur Evaluierung der Praktikabilität der geplanten Büroausstattung

• Creative Sprints zu den Themen Digitalisierung und Gesundes Büro

• Testen und Auswählen der Büromöbel durch Mitarbeiter:innen

• Einrichten eines Prototype-Büros zum Testen von Activity Based Working

• Gespräche mit Bereichen, die starke Bedenken geäußert haben, um letzte Zweifel zu behandeln und lösen

• In der Endphase “Move In’ Countdown” mit aktuellen Themen und Quizze zur Überbrückung der Zeit bis zum Einzug

Aufgrund von Covid 19 war das Feiern der Zwischenerfolge größtenteils eingeschränkt und oft nur virtuell möglich.

Die Unterstützung der Botschafter:innen wurde zum Abschluss mit einem gemeinsamen Abendessen belohnt.

Mit den mit Unterstützung vom Kernteam organisierten “Welcome Days” wurde dann der gemeinsame Einzug kräftig gefeiert.

Für unternehmensweite Transformationsprozesse, die in sehr persönliche Themen eingreifen (wie z.B. Umzug) sind folgende Aspekte wichtig:

• Mitarbeiter:innen möglichst von Anfang an miteinbinden. Auch wenn es sich bei vielen Punkten nicht um basisdemokratische Entscheidungen handelt, ist es wichtig auf die Bedenken einzugehen und Unstimmigkeiten zeitnah zu klären.

• Transparent gemachte Entscheidungen und regelmäßige Information beugen dem Phänomen des Flurfunks vor und erleichtern somit den Fortschritt.

• Regelmäßige Retrospektiven im Projekt-Team unterstützen den Lernprozess und ermöglichen schneller Adaptionen im Projektverlauf. Die klassischen Lessons-Learned finden (wenn überhaupt) meist zu spät statt.

• Eine Vorbildwirkung der Stake-Holder erleichtert den Mitarbeiter:innen die eigene Komfortzone zu verlassen und am selben Strang zu ziehen, weil es zeigt, dass sich alle verändern dürfen.